SharePoint Page Layouts – Erstellen einer Gruppe

Heute wollen wir in unserer Reihe SharePoint Page Layouts eine Gruppe erstellen, um unsere eigenen Page Layouts besser unterscheiden zu können. Der Schritt ist nicht zwingend notwendig, aber sehr praktisch, da man beim Erstellen mehrerer Layouts schnell die Übersicht verlieren kann.

Wir gehen über Site Actions -> Site Settings -> Site Content Types auf „Create“, um einen neuen Content Type hinzuzufügen.

Danach gehen wir über Site Actions -> Site Settings -> Master Pages and Page Layouts im Ribbon auf New Page Layout

Und erstellen folgendes Beispiel-Layout:

Wir werden in die Dokumentenbibliothek zurückgeschickt und sehen unsere Seite. Über das Menü öffnen wir diese nun im SharePoint Designer 2010.

Wir sehen jetzt eine Seite ohne Inhalte. Da in den allermeisten Fällen neue Page Layouts auf Basis der „BlankWebPartPage.aspx“ gemacht werden, schauen wir uns diese etwas genauer an. Die BlankWebPartPage.aspx, die unter Page Layout in „Welcome Pages“ als „Blank Web Part Page“ abgelegt ist, hat folgende Webpart-Zonen:

In Webpart-Zonen können beliebig viele Webparts reingepackt werden, es kommt durchaus vor, dass diese Zonen nicht so angeordnet sind, wie man sie für die Darstellung haben möchte, sei es, weil man den Footer unter allen Bereichen haben möchte oder der Header über allen stehen soll oder man eine Webpart-Zone „Left“ benötigt, oder – weil man dem Content-Pfleger nicht Möglichkeiten geben will, einzelne Seiten zu verun-/gestalten. Bei uns geht es zunächst aber um das grundsätzliche Prinzip. Darum kopieren wir uns im SharePoint Designer 2010 jetzt erst mal den kompletten Inhalt der BlankWebPartPage.aspx Datei und ersetzen damit unsere komplette Seite (wirklich alles überschreiben!). Check In:

Änderungen genehmigen, damit das Layout freigeschaltet wird:

Wir kontrollieren das Ergebnis auf der vorher von uns erstellten Seite, und wenn wir alles richtig gemacht haben, finden wir nun unter „VIALUTIONS“ die „Produktseite“.

SharePoint Page Layouts - Vorbereitungen

Wir haben uns dazu entschlossen, eine kleinere Reihe über SharePoint Page Layouts zu verfassen. Wir beginnen heute aber nicht direkt mit dem Erstellen, sondern bereiten unseren SharePoint erst einmal vor.

Wenn Sie über Webseitenaktionen/Site Actions eine neue Seite/Page erstellen und diese dann bearbeiten wollen, wechseln Sie auf den Ribbon Tab „Page“ und werden eventuell feststellen, dass Sie, wie unten abgebildet, keine Option „Page Layouts“ haben.


Dafür gibt es drei mögliche Gründe:

• In der Site Collection wurde das Feature “SharePoint Server Publishing Infrastructure” nicht aktiviert.
• In der aktuellen Site muss das Feature “SharePoint Server Publishing“ aktiviert und
• das „Wiki Page Home Page“ deaktiviert werden.

Bei unserer Arbeit ist es einige Male vorgekommen, dass sich das „SharePoint Server Publishing Infrastructure“ nicht über die Weboberfläche aktivieren lässt, aber auch keine Fehlermeldung kommt. Wer ein ähnliches Problem hat, sollte diese Befehle anpassen und ausführen:

stsadm -o activatefeature -filename publishing\feature.xml -url http://sites -force

stsadm -o activatefeature -filename publishingresources\feature.xml -url http://sites -force

stsadm -o activatefeature -filename publishingSite\feature.xml -url http://sites -force

stsadm -o activatefeature -filename publishingweb\feature.xml -url http://sites -force

stsadm -o activatefeature -filename publishinglayouts\feature.xml -url  http://sites -force

stsadm -o activatefeature -filename navigation\feature.xml -url http://sites –force

Wenn Sie jetzt eine neue Seite erstellen, diese bearbeiten und im Ribbon in den Tab „Page“ wechseln, werden Sie nun den Punkt „Page Layout“ mit einer ganzen Reihe von Optionen sehen.

Der Countdown läuft!

Morgen beginnt die Fußball EM und heute ist der letzte Tag, an dem der erste Spieltag getippt werden kann. Bei uns haben alle Kollegen schon ihre Tipps abgegeben und wir fiebern den ersten Spielen entgegen! Das Gute ist ja, dass man jeweils bis zum Vortag der getippten Begegnung seine Tipps ändern kann und somit vermeintlich sicher geglaubte Tipps doch noch spontan ändern kann, dies hält die Spannung ungemein.

Für uns geht jetzt eine spannende und anstrengende Woche zu Ende, wir haben noch nicht genau gezählt, aber wir hatten seit Veröffentlichung von vGOAL deutlich über 200 Downloads, wobei Anfragen aus Deutschland mit 117 Downloads den ersten Platz einnehmen, danach kommt Polen mit gut 40 Downloads und dann kommen weitere Länder wie die Niederlande, Norwegen, Schweiz, Österreich etc. Also stößt die EM auch in Ländern auf Interesse, die selbst keine Mannschaft ins Rennen um die europäische Fußballkrone schicken.

Eins noch: Jeden Tipp-Fan, dem unser WebPart gefallen hat und zufrieden damit war, möchten wir gern um einen kurzen Kommentar bitten. Schließlich sind wir ja alle eine SharePoint-Gemeinde! Die Kommentare können direkt an uns geschickt werden aber auch an die SharePoint-Blogs, die darüber berichtet haben.

DokMagazin: http://www.dokmagazin.de/ 

SharePoint 360:http://sharepoint360.de/2012/06/05/em-2012-fussball-tippspiel-als-webpart-fuer-sharepoint-2010/ 

SharePointCommunity: http://sharepointcommunity.de/blogs/mgreth/archive/2012/06/04/em-2012-das-sharepoint-webpart-zur-europameisterschaft.aspx

Neben Lobhudeleien sind wir natürlich auch dankbar für jeden Verbesserungsvorschlag und jede Anregung! In zwei Jahren ist die WM in Brasilien und auch da wollen wir ‚mitmischen‘ und eine noch bessere Version des WebParts herausbringen.

Auch planen wir, ein Bundesliga-Tippspiel und andere kleine Spiele auf SharePoint-Basis um das interaktive Zusammenarbeiten auf SharePoint zu fördern und neuen Nutzern spielerisch Funktionalitäten des SharePoint näher zu bringen. Denn SharePoint als Social Media Plattform ist eben nicht nur reiner Informationsaustausch, sondern kann auch Spaß bringen und den Zusammenhalt im Team/Kollegenkreis stärken.

Somit bleibt mir nur noch zu sagen: möge die beste Mannschaft Europameister werden!
Ihr Andreas Hepfner

SharePoint Branding – Warum?

In unserem heutigen Beitrag wollen wir Ihnen erklären, warum es gut und sinnvoll ist, seinem eigenen SharePoint ein individuelles Aussehen zu geben (siehe dazu Artikel Branding Themes mit PowerPoint erstellen).

Wir stellen bei unserer Arbeit immer wieder fest, dass sehr viel Geld in Lösungen, Workflows und andere individuelle Anpassungen investiert wird, dabei aber die optische Komponente vernachlässigt wird. Die Begründung scheint dabei oft die gleiche: Wir benutzen SharePoint nur intern.

Das mag auf den ersten Blick nachvollziehbar klingen, aber es führt zu Akzeptanzproblemen. Und führt man sich vor Augen, dass SharePoint für Kollaboration gedacht ist, ist es tatsächlich ein Problem, wenn die Möglichkeit der Zusammenarbeit durch optisch schlecht aufbereitete Informationen nicht wahrgenommenen wird. Ob weniger Mitarbeiter den internen Blog lesen, ob neue, wichtige Verkaufsinformationen nicht gelesen werden oder ob der eigene Bildschirm nicht so riesig ist, wie bei den Administratoren, das Resultat bleibt gleich: Potenzial bleibt auf der Strecke.

Einige dieser Probleme würden sich bereits lösen lassen, wenn man ein PowerPoint Theme mit den eigenen Firmenfarben erstellt, um zumindest ein wenig zu symbolisieren "das gehört zu uns". Ein gut durchdachtes Branding mit einem Konzept, Information aufzubereiten und zur Verfügung zu stellen, ist Gold wert.

Investieren Sie nicht nur in Infrastruktur und Funktionalität!

Kurzer Einschub

Es kommt regelmäßig vor, dass sich unsere Kunden dann auch eine intensivere Zusammenarbeit mit ihren eigenen Kunden auf ihrem SharePoint wünschen. In solchen Fällen ist es natürlich auch von Vorteil, wenn man das Corporate Design erkennen kann und der externe Anwender sich schnell zurechtfindet, auch ohne SharePoint-Kenntnisse. Warum und wie man mit Externen auf SharePoint arbeiten sollte und kann, erklären wir übrigens hier.

EM-WebPart von VIALUTIONS - The SharePoint Experts

Das EM-Eröffnungsspiel am 8.6.2012 rückt näher und ganz Deutschland ist im Fußballfieber! Und weil wir unseren internen SharePoint nicht nur für unser daily Business nutzen, sondern uns darüber auch in sozialen Belangen austauschen, liegt es auf der Hand, dass wir als fußballverrückte Firma ein Tippspiel initiieren. Außerdem haben wir natürlich auch zu Polen als einem der beiden Austragungsländer eine besondere Beziehung, da unsere Tochterfirma in Wroclaw/Breslau beheimatet ist. Nun ist also unser EM-WebPart fertig und hat auch schon einen Namen bekommen „vGOAL“! Mit vGOAL können sämtliche Mitspieler angelegt und gepflegt werden und man sieht täglich die aktuelle Rangliste aller Teilnehmer. Einer muss natürlich den Administrator geben und die Ergebnisse pflegen!

Die Punktevergabe erfolgt nach folgenden Regeln:
4 Punkte für das richtige Ergebnis
3 Punkte für die richtige Tordifferenz
2 Punkte für die Tendenz

Ein kleines Beispiel: Ein Spiel geht 2:4 aus.
A tippt 1:2 -> 2 Punkte
B tippt 0:2 oder 1:3 -> 3 Punkte
C tippt 2:4 -> 4 Punkte

Der WebPart errechnet automatisch die Viertel-, Halb- und Finalpartien. Nach den einzelnen Finalrunden wird für jede Runde neu getippt. Also SharePoint macht Spaß, gerade in Zeiten der Fußball EM!

Themes für SharePoint 2010 mittels PowerPoint erstellen

Heute soll es in unserem Artikel um eine kleine Möglichkeit gehen, Ihren SharePoint 2010 anzupassen: Themes heißt das Zauberwort. Wer jetzt glaubt, dahinter verbirgt sich ein mächtiges Instrument, mit dem man das komplette Layout verändert, wird enttäuscht sein. Trotzdem ist es nützlich.

Microsoft selbst bezeichnet „Theming“ als „Lightweight Branding“ und liefert auch einige mehr oder weniger gut gelungene Themes direkt mit.

Technet

 “Themes enable lightweight branding of a SharePoint Server 2010 site by allowing a site owner or a user with designer rights to make changes to the colors and fonts of user interface elements of a site. Themes are applied and customized directly in the user interface, and do not require knowledge of cascading style sheets or master pages.” (MicrosoftTechNet )

Definitionsgemäß sollen diese Themes also auch nicht ein vollständiges Branding ersetzen. Da sie aber im Zusammenspiel mit einem eigenen Branding (Master Pages, Page Layouts, eigenen CSS-Dateien, etc.) die Arbeit erheblich vereinfachen, will ich an dieser Stelle beispielhaft erklären, wie man sie mittels PowerPoint erstellt und bereitstellt. Ich gehe davon aus, dass Sie die entsprechenden Rechte auf Ihrem SharePoint besitzen.

1. Öffnen Sie PowerPoint und wählen Sie im Ribbon „Design“/„Entwurf“ aus.

2. Klicken Sie im Ribbon Menü auf das Icon „Colors“/„Designfarben“.

3. Klicken Sie auf „Create New Theme Colors…“/„Neue Designfarben erstellen“.

4. Nun haben Sie die Möglichkeit, für jeden Bereich eine Farbe zu erstellen, auch im Reiter „Custom“ haben Sie die Möglichkeit, direkt RGB/HSL-Farben einzugeben. 

5. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil, der Ihnen alle Themes anzeigt.

6. Speichern Sie das aktuelle Theme.

7. Speichern Sie es als „Office Theme“/„Office-Design“ mit der Endung .thmx und merken Sie sich den Speicherort. 

8. Öffnen Sie über den Browser Ihren SharePoint, gehen über „Site Settings“ / „Webseitenaktionen“ -> „Site Settings“/„Webseiteneinstellungen“ in die Themes-Gallery.

9. Laden Sie Ihre gespeicherte .thmx Datei hoch.

10. Gehen Sie zurück auf „Site Settings“/„Webseiteneinstellungen“ und wählen den Punkt „Site Themes“.

11. Nun können Sie Ihr erstelltes Theme auswählen und mit der entsprechenden Option auch alle Unterseiten auf dieses Themes setzen.

12. Fertig.

Wer ein umfangreiches eigenes Branding erstellt, sollte sich überlegen, ob er nicht einige Elemente über das Theming realisiert, das spart Ihnen nicht nur Arbeitszeit und Nebeneffekte, sondern dem Browser auch Zeit beim Rendern der Seite.

SharePoint-Zusammenarbeit mit Externen – viele Probleme, eine Lösung

Heute will ich mich einer Frage widmen, die bei vielen unserer Projekte gestellt wird und die auch in unserer Schulungen regelmäßig gefragt wird: Kann man Externen Zugriff auf Bereiche des SharePoints geben, wie sinnvoll ist das und kann man das auch einfacher haben?

Ich möchte mich an dieser Stelle kurz den Argumenten zuwenden, die oft von Projektteilnehmern kommen, damit Sie einen Einblick in die Intension der Idee bekommen.

Weniger will ich mich hier den Argumenten zuwenden, warum Sie Ihren SharePoint öffnen könnten, daher seien an dieser Stelle nur einige Klassiker genannt:

• externe Mitarbeiter sollen
• an Projekten mitarbeiten
• ihre Arbeitszeiten erfassen
• Kunden sollen Einblick in Projekte haben
• um Tickets zu sehen/zu bearbeiten
• um Dokumente zu bearbeiten, ohne dass diese ständig per E-Mail hin- und hergeschickt werden und die richtige Version dann erst von Ihren Mitarbeitern zusammengeschrieben werden muss
• um zu sehen, an welchen Stellen ein Projekt gerade steht (oder hängt)
• um einen transparenten Überblick oder Ablauf zu dokumentieren

Die Hauptprobleme liegen dabei meistens im Sicherheitskonzept und im Pflegeaufwand. Sie wollen weder ständig Ihr Active Directory mit externen Mitarbeitern pflegen, noch Ihren Kunden E-Mail-Adressen einrichten und damit Ihre IT-Abteilung belasten. Zu Recht.

Eine sinnvolle Lösung für dieses Problem nennt sich „Form Based Authentication“ oder zu Deutsch: „Formularbasierende Authentifikation“. Mit dieser Technik kann man Benutzer außerhalb des Active Directory anlegen und nur für bestimmte Seiten oder Unterseiten freischalten. So kann beispielsweise ein Projektleiter einen oder mehrere Kunden-Account(s) einrichten, durch SharePoint-Rollen- und Gruppendefinition ist sichergestellt, dass diese nur in bestimmten Bereichen Zugang haben.

Unser Produkt „vPMP“ enthält diesen wichtigen Baustein, damit sich Projektmitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht E-Mail-Anhänge einpflegen, Dokumente abgleichen oder Screenshots schießen müssen.

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 2: Dokumentenbibliothek um DMS-Funktionalitäten erweitern

Im zweiten und letzten Artikel unserer kleinen Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, zeigen wir Ihnen, wie Sie mittels einfacher SharePoint Add-ons Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um wertvolle DMS-Funktionalitäten erweitern können. Dank dieser Add-ons können Sie auch deutlich schneller in der vertrauten SharePoint-Umgebung mit Dokumenten arbeiten.

SharePoint „out-of-the-box“ bietet Ihnen Dokumentenbibliotheken als sehr mächtiges Tool, um Ihre Dokumente zu verwalten. Dank SharePoint-Dokumentenbibliotheken können Sie endgültig auf Ihre Ordnerhierarchie verzichten (mehr dazu siehe –‚Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren‘). SharePoint-Dokumentbibliothek als „Stand-alone“ bietet Ihnen aber keine Möglichkeit, die Dokumente direkt in SharePoint zu

• konvertieren,
• komprimieren,
• dekomprimieren,
• versenden (außerhalb Ihres Intranets).

Konvertierung, Komprimierung und Dekomprimierung von Dokumenten sind Standardfunktionalitäten heutiger DMS-Systeme. Mit unserer Produktgruppe SharePoint-Add-ons, können wir Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um diese DMS-Standardfunktionalitäten problemlos erweitern. Dazu sind keine aufwendigen Programmierungs- oder Konfigurationsarbeiten nötig. Es reicht, wenn Sie einfach eine „setup.exe“ auf dem SharePoint-Server ausführen und schon nach ca. 5 Minuten können Sie DMS-Funktionalitäten in Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek erleben. Wir möchten Ihnen unsere 3 SharePoint-Add-ons (DMS-Bundle für SharePoint) etwas näher bringen!

vCONVERT ermöglicht Ihnen die Konvertierung von Dokumenten direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek. Derzeit bietet unser Tool ca. 30 Konvertierungsmöglichkeiten. Nachdem Sie Ihre SharePoint-Dokumentbibliothek um vCONVERT erweitert haben, können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks (um ein Dokument zu konvertieren) um 50% reduzieren. Ohne vCONVERT brauchen Sie mindestens 4 Klicks, um ein Dokument zu konvertieren:


1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-2 Klicks)
2) Das Dokument mittels externer Software konvertieren (2-5 Klicks)
3) Das konvertierte Dokument lokal bzw. direkt in SharePoint speichern (1-3 Klicks)

Mit vCONVERT müssen Sie nur das gewünschte Dokument markieren und konvertieren (per Drop-Down Menu oder Ribbon Menu 1-2 Klicks)

vZIP bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek zu komprimieren (zip) und dekomprimieren (unzip). Dank vZIP können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks sogar um 60% reduzieren. Standardmäßig müssen Sie mindestens 5 mal klicken, um Dokumente aus der SharePoint-Dokumentbibliothek zu komprimieren:



1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) lokal neue Ordner für die Dokumente anlegen (1-2 Klicks)
3) Dokumente in angelegte Ordner verschieben (1-2 Klicks)
4) Ordner komprimieren (2 Klicks)
5) komprimierte Ordner in SharePoint-Dokumentbibliothek hochladen (1-2 Klicks)

Mit vZIP können Sie die Dokumente in SharePoint-Dokumentbibliothek auswählen (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente) und diese mit 1 Klick komprimieren. Das Dekomprimieren ist noch einfacher: Sie können komprimierte Ordner mittels Drop-Down Menu oder Ribbon Menu entpacken. Beim Entpacken werden die Formate zip, rar und 7zip unterstützt.

Sowohl vZIP als auch vCONVERT können Sie vollständig automatisieren und in Workflows integrieren. Die beiden Add-ons sind als „Custom Actions“ in SharePoint Designer einsetzbar. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel die automatische Konvertierung von neuen DOC-Dateien nach PDF oder die automatische Komprimierung und Archivierung von Dateien. Damit entlasten Sie gleich noch Ihren SharePoint-Speicher.

vSEND bietet zwar keine DMS-Funktionalität, ist aber sehr praktisch, wenn Sie Dokumente direkt aus SharePoint an externe Partner oder Kunden (die keinen Zugang zu Ihrer SharePoint-Dokumentenbibliothek haben) versenden möchten. Auch hier können Sie die Klickanzahl um mindestens 50% reduzieren. Ohne vSEND müssen Sie folgende Schritte durchführen:




1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) Outlook öffnen – 1 Klick
3) neue eMail öffnen und Anhang anfügen (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

Mit vSEND markieren Sie einfach die gewünschten Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek und versenden sie mittels Button in Ribbon Menü (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

Erfahren Sie mehr über Add-ons für SharePoint-Dokumentbibliotheken in einem kostenlosen Webinar – vereinbaren Sie Ihren individuellen Termin mit uns!

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren

Im ersten Artikel der Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Dokumentenbibliotheken in Microsoft SharePoint 2010 effizient nutzen können. Im nächsten Teil werden wir Ihnen nützliche Tools vorstellen, mit denen Sie Ihre SharePoint Dokumentenbibliothek mit sinnvollen DMS-Funktionalitäten aufwerten können.

Dokumentenbibliotheken in SharePoint sind ein sehr mächtiges Tool, das Ihnen das tägliche Arbeiten mit Dokumenten erheblich erleichtern kann. Wir möchten Ihnen die Verwendung von sogenannten Meta-Eigenschaften der SharePoint Dokumenten-Bibliothek erläutern. In unserem Beispiel betrachten wir eine kleine Firma, die auf dem europäischen Markt aktiv ist. Die Firma verkauft Produkte in Deutschland und Polen. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind im File-System in einer Ordnerstruktur gespeichert (siehe Abbildung).

Um unser Beispiel klein und übersichtlich zu halten, haben wir nur Rechnungen aus den Jahren 2011 und 2012 berücksichtigt, jeweils in zwei Sprachen, je nach Herkunft der Rechnungsempfänger/-aussteller (DE & PL). Diese Ordnerstruktur ist auf einen Blick nachvollziehbar, logisch und ermöglicht uns ein relativ schnelles Auffinden von Rechnungen in der Form:

Rechnung Ausgang/Rechnung Eingang ->Sprache->Jahr

Was passiert aber, wenn wir alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 ansehen möchten? In diesem Fall müssen wir einen neuen Ordner erstellen, zum Beispiel 2011_gesamt und dorthin ausgewählte Inhalte des Ordners kopieren: Ausgang\DE\2011 und Ausgang\PL\2011. Somit erzeugen wir auch noch eigentlich unnötige Kopien von Rechnungen und vergeuden unnötig Speicherplatz... Jede nicht „standardisierte“ Abfrage, die genau der definierten Ordnerstruktur entspricht, verursacht einigen Aufwand, um das gewünschte Ergebnis darzustellen. Diese Methode zur Aufbewahrung von Dokumenten ist also sehr unpraktisch und man verliert auch leicht den Überblick über seine Dokumente.

Was wäre denn, wenn wir die gleiche „Ordnerstruktur“ mittels einer Microsoft SharePoint-Dokumentenbibliothek abbilden können? Wir erstellen einfach eine neue Dokumentenbibliothek (Name der Bibliothek Rechnungen) anstatt Ordner anzulegen. Die Ordner aus dem Filesystem übernehmen wir als Metaeigenschaften (Spalten der Dokumentenbibliothek):

Eine solche Abbildung der Ordnerstruktur in SharePoint ermöglicht uns unbegrenzte Sortierungsmöglichkeiten. Wir können jetzt schnell und bequem, zum Beispiel alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 abrufen. Dafür reicht es, in der Spalte Year den Wert 2011 und in Spalte Kind den Wert Out (für Ausgangsrechnungen) auszuwählen. Erledigt! So macht das Arbeiten mit Dokumenten Spaß! Nutzen Sie die Features von SharePoint-Dokumentenbibliotheken und vergessen Sie endgültig veraltete Ordnerstrukturen!

Jahr 2012 aus Sicht der VIALUTIONS GmbH und Microsoft SharePoint 2010

Wir wünschen allen unseren Kunden, Partner und Leser dieser Blog
alles gute im Jahr 2012!

Heute möchten wir Ihnen ein kurzes Überblick von Neuigkeiten aus unserer Firma geben:

1. SharePoint Comunnity Awards. Unsere SCAA Lösung (Cloud Archive für Microsoft SharePoint, die wir auch hier im August 2011 beschrieben haben) gehört zu den Finalisten der SharePoint Community Awards in der Kategorie „Most Innovative SharePoint Cloud Solution“. Es wurde erneuert bestätigt, dass unsere Produkt zu besten und innovativsten Lösungen für Cloud & SharePoint gehört. Es ist nur Schade, dass wir in Deutschland immer noch mit geringen Akzeptanz für Cloud zu tun haben. Das wird sich mit der Zeit ändern – und wir sind technologisch bereits vorbereitet! Falls Sie uns in diesem Wettbewerb unterstützen wollen, dann Stimmen Sie jetzt für unsere Cloud Archive Lösung ab!
2. Neue Vertriebspartner in Deutschland. Am Ende des Jahres 2010 haben wir einen sehr kompetenten Partner in SharePoint Umfeld gewonnen. Unser neuer Partner aus Lübeck (Mediatec GmbH) wird uns bei Verkauf von Produkten als auch bei Projekten in Norddeutschland unterstützen.
3. Neue Vertriebspartner in Polen. Unsere Tochtergesellschaft VIALYSIS Polska hat ebenso neue Partner in polnischen Krakow gewonnen. Firma S4B wird uns bei Vertrieb von SharePoint Add-ons und WebParts für Microsoft SharePoint 2010 unterstützen.
4. Neue Vertriebspartner in Italien. Auch in Turin (gprogetti) haben unsere SharePoint Add-ons und WebParts sehr gute Eindruck gemacht. Wir haben bereits Ressellervertrag unterschreiben - Verkauf wird in kürze beginnen. Wir freuen uns auf die bella Italia!

Wir prognostizieren in diesem Jahr steigende Nachfrage an Microsoft SharePoint 2010. Mit steigende Nachfrage meinen wir hier nicht nur Projekte wie Einführung, Optimierung oder Migration der SharePoint Plattform, sondern vor allem steigende Nachfrage an SharePoint WebParts, SharePoint Add-ons und SharePoint Lösungen. Warum denken wir, dass die oben genannte Produktgruppen sehr häufig nachgefragt werden? Hier unsere Antworten:

• Microsoft SharePoint 2010 ist bereits in sehr vielen Unternehmen und Organisationen als zentrale Integrationsplattform im Einsatz. Jedoch SharePoint out-of-the-box ist nicht ausreichend um die Bedürfnisse der „normalen“ Unternehmen abzudecken. Daher werden gewisse (3-Anbieter) Add-ons, WebParts und Lösungen notwendig.
• Viele SharePoint Benutzer vermissen Effizienz bei der Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Dokumentenbibliothek (mittels unsere Add-ons wie vCONVERT, vZIP oder vSEND kann diese Effizienz erheblich verbessert werden).
• Unternehmen suchen auch einfache CRM Lösungen für SharePoint 2010 (siehe vCONTACT).

Im Januar 2013 werden wir Ihnen berichten, ob sich unsere Prognosen bestätigt haben! Falls Sie andere Meinung zu unsere Prognose bzgl. Microsoft SharePoint 2010 haben, dann teilen Sie uns bitte diese mit! (Kommentarfunktion unter diesem Artikel)

SharePoint und Azure – Gehören meine Daten mir?

Die Erfahrungen, die wir in vielen SharePoint-Projekten machen zeigen, dass Fragen nach der Datenbasis des SharePoint in den meisten Fällen dann auftauchen, wenn es um die Fähigkeiten der längerfristigen Ablage dieser Daten geht. Ein Beispiel für solch eine Frage lautet: Kann ich die Dokumente bedenkenlos 5 Jahre im SharePoint aufbewahren? Die Antwort auf solch eine Frage muss immer ein „Aber-Satz“ sein. Selbstverständlich können Sie, ein entsprechendes Betriebskonzept vorausgesetzt, Ihre Daten 5 Jahre lang in der Inhaltsdatenbank des SharePoint aufbewahren, aber die einzige (von Microsoft unterstützte) Möglichkeit wieder an die Daten zu kommen, ist der Aufruf entweder der SharePoint Server API, der SOAP oder der SharePoint REST Schnittstelle. D.h. jede weitere Anwendung, die Daten aus den Inhaltsdatenbanken des SharePoint benötigt, muss zwingend durch die Applikationsschicht des SharePoint hindurch darauf zugreifen. Vergessen Sie direkte SQL-Abfragen à la „SELECT * FROM“, denn die werden, wie gesagt, von Microsoft nicht unterstützt. Auch das Datenschema in welchem SharePoint seine Daten verwaltet, ist Verschlusssache und kann jederzeit geändert werden. Tja, jetzt haben wir den Salat. Die Daten befinden sich zwar innerhalb des Netzwerkes, aber irgendwie hat man trotzdem keine Kontrolle darüber und jede andere Anwendung, die an die Daten möchte, muss erst einmal SharePoint sprechen.

Das ist natürlich nur die erste Dimension des Problems. Weiter könnte man fragen: Wie sollte man eigentlich mit externen Zugriffen umgehen? Soll ich meinen Partnern und Kunden Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk und Zugriff auf SharePoint gewähren? Oder erstelle ich jetzt wieder eine Applikation, die sich um den Export aus dem SharePoint kümmert, um das Ganze dann möglicherweise in eine Dritt-Anwendung zu importieren?

Für uns hat sich folgende Antwort auf die beiden skizzierten (bewusst überzeichneten) Szenarien bewährt. Zum einem ist unser Ziel, dass die Daten in einem für alle zugänglichen Format vorliegen, das unabhängig vom Datenbank-Schema des SharePoint ist. Um dieses Ziel zu erreichen, nutzen wir die SQL Remote BLOB Storage (RBS) Schnittstelle, um die binären Daten an eine für uns sinnvolle Stelle zu schreiben. Zum anderen erhalten alle BLOBs ihre zugehörigen Metadaten im XML-Format beigelegt, so dass am Ende der Informationsgehalt meiner Daten unverändert bleibt. Das Schöne an RBS ist, dass der SharePoint davon nichts mitbekommt und die Daten nun über zwei Wege erreichbar sind: SharePoint + Datenablage.

Konsequent zu Ende gedacht macht das Ganze nur dann wirklich Sinn, wenn so auch Externen die Möglichkeit gegeben wird, ohne Hürden auf die Daten zuzugreifen und ohne einen direkten Zugriff in das Unternehmensnetzwerk zu benötigen. Unsere Antwort darauf ist Azure. Vermutlich gibt es kein Unternehmen, das einem derartig permanenten Sicherheitsstresstest unterliegt, wie es bei Microsoft der Fall ist. Ständig versuchen Menschen mit schlechten Absichten, Sicherheitslücken in den Betriebssystemen und Anwendungen von Microsoft ausfindig zu machen. Und genau aus diesem Grund kann Microsoft sich keine Sekunde zurücklehnen, während es seine Produkte und Dienstleitungen sicherer macht.

Mit der Kombination aus SharePoint und Azure erreicht man zum einen die Unabhängigkeit des Datenformats und zum anderen einen kontrollierten einfachen Zugangs für externe und Partner.

Sehen Sie auch:
1) Dokumentenspeicherung in der Windows Azure Cloud
2) SharePoint Cloud Archive
3) Microsoft übernimmt Führung beim Datenschutz

PDF-Icon im SharePoint 2010

In der Standardinstallation eines SharePoint 2010 Systems sind PDF-Dokumente nicht ohne weiteres zu erkennen, da ein entsprechendes Icon fehlt. Wer seiner SharePoint-Umgebung diesen Komfort gern hinzufügen möchte, sollte gleich unsere Anleitung dazu lesen.

Hinzufügen eines PDF-Icons für die Darstellung von PDF-Dokumenten in SP 2010

Zunächst wird eine GIF-Datei des PDF-Icons in max. 16x16 Pixelgröße benötigt. Adobe bietet schon das gewünschte Icon zum Downloaden an: (Achtung! es wird in 32x32 angeboten) http://www.adobe.com/images/pdficon.gif

1. Kopieren Sie die GIF-Datei, die Sie für das Symbol verwenden möchten, in den folgenden Ordner auf dem Server, wo eine Version des SharePoints installiert ist:
Laufwerk:
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES

2. Stoppen Sie den Microsoft-Internetinformationsdienste (IIS) mit dem PowerShell-Befehl:
IISreset /stop.

3. Bearbeiten Sie die Datei "Docicon.xml" so, dass die Dateinamenerweiterung ".pdf" darin enthalten ist.
Schritte:

• Starten Sie den Editor und öffnen dann die Datei "Docicon.xml". Die Datei "Docicon.xml" befindet sich in einem der folgenden Ordner auf dem Server:
  Laufwerk:
  C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML
  
  
• Fügen Sie einen Eintrag für die Dateinamenerweiterung ".pdf" in den Abschnitt <ByExtension> der Datei "Docicon.xml" ein. Fügen Sie hierzu die folgende Zeile hinzu, wobei „NameDerSymbolDatei“ für den Namen der GIF-Datei steht:
  <Mapping Key="pdf" Value="NameDerSymbolDatei.gif"/>
  Lautet der Name der GIF-Datei zum Beispiel "MyPicture.gif", fügen Sie die folgende Zeile hinzu:
  <Mapping Key="pdf" Value="MyPicture.gif"/>
  
  
• Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern und beenden Sie den Editor.

4. Starten Sie die IIS mit folgendem Commandlet neu:
IISreset/start

5. Testen Sie!

Wenn Sie Dokumente auch in SharePoint-Bibliothek konvertieren möchten, dann lesen Sie den Artikel: vCONVERT für SharePoint Dokumenten-Bibliothek