SharePoint-Zusammenarbeit mit Externen – viele Probleme, eine Lösung

Heute will ich mich einer Frage widmen, die bei vielen unserer Projekte gestellt wird und die auch in unserer Schulungen regelmäßig gefragt wird: Kann man Externen Zugriff auf Bereiche des SharePoints geben, wie sinnvoll ist das und kann man das auch einfacher haben?

Ich möchte mich an dieser Stelle kurz den Argumenten zuwenden, die oft von Projektteilnehmern kommen, damit Sie einen Einblick in die Intension der Idee bekommen.

Weniger will ich mich hier den Argumenten zuwenden, warum Sie Ihren SharePoint öffnen könnten, daher seien an dieser Stelle nur einige Klassiker genannt:

• externe Mitarbeiter sollen
• an Projekten mitarbeiten
• ihre Arbeitszeiten erfassen
• Kunden sollen Einblick in Projekte haben
• um Tickets zu sehen/zu bearbeiten
• um Dokumente zu bearbeiten, ohne dass diese ständig per E-Mail hin- und hergeschickt werden und die richtige Version dann erst von Ihren Mitarbeitern zusammengeschrieben werden muss
• um zu sehen, an welchen Stellen ein Projekt gerade steht (oder hängt)
• um einen transparenten Überblick oder Ablauf zu dokumentieren

Die Hauptprobleme liegen dabei meistens im Sicherheitskonzept und im Pflegeaufwand. Sie wollen weder ständig Ihr Active Directory mit externen Mitarbeitern pflegen, noch Ihren Kunden E-Mail-Adressen einrichten und damit Ihre IT-Abteilung belasten. Zu Recht.

Eine sinnvolle Lösung für dieses Problem nennt sich „Form Based Authentication“ oder zu Deutsch: „Formularbasierende Authentifikation“. Mit dieser Technik kann man Benutzer außerhalb des Active Directory anlegen und nur für bestimmte Seiten oder Unterseiten freischalten. So kann beispielsweise ein Projektleiter einen oder mehrere Kunden-Account(s) einrichten, durch SharePoint-Rollen- und Gruppendefinition ist sichergestellt, dass diese nur in bestimmten Bereichen Zugang haben.

Unser Produkt „vPMP“ enthält diesen wichtigen Baustein, damit sich Projektmitarbeiter auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht E-Mail-Anhänge einpflegen, Dokumente abgleichen oder Screenshots schießen müssen.

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 2: Dokumentenbibliothek um DMS-Funktionalitäten erweitern

Im zweiten und letzten Artikel unserer kleinen Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, zeigen wir Ihnen, wie Sie mittels einfacher SharePoint Add-ons Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um wertvolle DMS-Funktionalitäten erweitern können. Dank dieser Add-ons können Sie auch deutlich schneller in der vertrauten SharePoint-Umgebung mit Dokumenten arbeiten.

SharePoint „out-of-the-box“ bietet Ihnen Dokumentenbibliotheken als sehr mächtiges Tool, um Ihre Dokumente zu verwalten. Dank SharePoint-Dokumentenbibliotheken können Sie endgültig auf Ihre Ordnerhierarchie verzichten (mehr dazu siehe –‚Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren‘). SharePoint-Dokumentbibliothek als „Stand-alone“ bietet Ihnen aber keine Möglichkeit, die Dokumente direkt in SharePoint zu

• konvertieren,
• komprimieren,
• dekomprimieren,
• versenden (außerhalb Ihres Intranets).

Konvertierung, Komprimierung und Dekomprimierung von Dokumenten sind Standardfunktionalitäten heutiger DMS-Systeme. Mit unserer Produktgruppe SharePoint-Add-ons, können wir Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um diese DMS-Standardfunktionalitäten problemlos erweitern. Dazu sind keine aufwendigen Programmierungs- oder Konfigurationsarbeiten nötig. Es reicht, wenn Sie einfach eine „setup.exe“ auf dem SharePoint-Server ausführen und schon nach ca. 5 Minuten können Sie DMS-Funktionalitäten in Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek erleben. Wir möchten Ihnen unsere 3 SharePoint-Add-ons (DMS-Bundle für SharePoint) etwas näher bringen!

vCONVERT ermöglicht Ihnen die Konvertierung von Dokumenten direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek. Derzeit bietet unser Tool ca. 30 Konvertierungsmöglichkeiten. Nachdem Sie Ihre SharePoint-Dokumentbibliothek um vCONVERT erweitert haben, können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks (um ein Dokument zu konvertieren) um 50% reduzieren. Ohne vCONVERT brauchen Sie mindestens 4 Klicks, um ein Dokument zu konvertieren:


1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-2 Klicks)
2) Das Dokument mittels externer Software konvertieren (2-5 Klicks)
3) Das konvertierte Dokument lokal bzw. direkt in SharePoint speichern (1-3 Klicks)

Mit vCONVERT müssen Sie nur das gewünschte Dokument markieren und konvertieren (per Drop-Down Menu oder Ribbon Menu 1-2 Klicks)

vZIP bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek zu komprimieren (zip) und dekomprimieren (unzip). Dank vZIP können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks sogar um 60% reduzieren. Standardmäßig müssen Sie mindestens 5 mal klicken, um Dokumente aus der SharePoint-Dokumentbibliothek zu komprimieren:



1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) lokal neue Ordner für die Dokumente anlegen (1-2 Klicks)
3) Dokumente in angelegte Ordner verschieben (1-2 Klicks)
4) Ordner komprimieren (2 Klicks)
5) komprimierte Ordner in SharePoint-Dokumentbibliothek hochladen (1-2 Klicks)

Mit vZIP können Sie die Dokumente in SharePoint-Dokumentbibliothek auswählen (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente) und diese mit 1 Klick komprimieren. Das Dekomprimieren ist noch einfacher: Sie können komprimierte Ordner mittels Drop-Down Menu oder Ribbon Menu entpacken. Beim Entpacken werden die Formate zip, rar und 7zip unterstützt.

Sowohl vZIP als auch vCONVERT können Sie vollständig automatisieren und in Workflows integrieren. Die beiden Add-ons sind als „Custom Actions“ in SharePoint Designer einsetzbar. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel die automatische Konvertierung von neuen DOC-Dateien nach PDF oder die automatische Komprimierung und Archivierung von Dateien. Damit entlasten Sie gleich noch Ihren SharePoint-Speicher.

vSEND bietet zwar keine DMS-Funktionalität, ist aber sehr praktisch, wenn Sie Dokumente direkt aus SharePoint an externe Partner oder Kunden (die keinen Zugang zu Ihrer SharePoint-Dokumentenbibliothek haben) versenden möchten. Auch hier können Sie die Klickanzahl um mindestens 50% reduzieren. Ohne vSEND müssen Sie folgende Schritte durchführen:




1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) Outlook öffnen – 1 Klick
3) neue eMail öffnen und Anhang anfügen (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

Mit vSEND markieren Sie einfach die gewünschten Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek und versenden sie mittels Button in Ribbon Menü (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

Erfahren Sie mehr über Add-ons für SharePoint-Dokumentbibliotheken in einem kostenlosen Webinar – vereinbaren Sie Ihren individuellen Termin mit uns!

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren

Im ersten Artikel der Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Dokumentenbibliotheken in Microsoft SharePoint 2010 effizient nutzen können. Im nächsten Teil werden wir Ihnen nützliche Tools vorstellen, mit denen Sie Ihre SharePoint Dokumentenbibliothek mit sinnvollen DMS-Funktionalitäten aufwerten können.

Dokumentenbibliotheken in SharePoint sind ein sehr mächtiges Tool, das Ihnen das tägliche Arbeiten mit Dokumenten erheblich erleichtern kann. Wir möchten Ihnen die Verwendung von sogenannten Meta-Eigenschaften der SharePoint Dokumenten-Bibliothek erläutern. In unserem Beispiel betrachten wir eine kleine Firma, die auf dem europäischen Markt aktiv ist. Die Firma verkauft Produkte in Deutschland und Polen. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind im File-System in einer Ordnerstruktur gespeichert (siehe Abbildung).

Um unser Beispiel klein und übersichtlich zu halten, haben wir nur Rechnungen aus den Jahren 2011 und 2012 berücksichtigt, jeweils in zwei Sprachen, je nach Herkunft der Rechnungsempfänger/-aussteller (DE & PL). Diese Ordnerstruktur ist auf einen Blick nachvollziehbar, logisch und ermöglicht uns ein relativ schnelles Auffinden von Rechnungen in der Form:

Rechnung Ausgang/Rechnung Eingang ->Sprache->Jahr

Was passiert aber, wenn wir alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 ansehen möchten? In diesem Fall müssen wir einen neuen Ordner erstellen, zum Beispiel 2011_gesamt und dorthin ausgewählte Inhalte des Ordners kopieren: Ausgang\DE\2011 und Ausgang\PL\2011. Somit erzeugen wir auch noch eigentlich unnötige Kopien von Rechnungen und vergeuden unnötig Speicherplatz... Jede nicht „standardisierte“ Abfrage, die genau der definierten Ordnerstruktur entspricht, verursacht einigen Aufwand, um das gewünschte Ergebnis darzustellen. Diese Methode zur Aufbewahrung von Dokumenten ist also sehr unpraktisch und man verliert auch leicht den Überblick über seine Dokumente.

Was wäre denn, wenn wir die gleiche „Ordnerstruktur“ mittels einer Microsoft SharePoint-Dokumentenbibliothek abbilden können? Wir erstellen einfach eine neue Dokumentenbibliothek (Name der Bibliothek Rechnungen) anstatt Ordner anzulegen. Die Ordner aus dem Filesystem übernehmen wir als Metaeigenschaften (Spalten der Dokumentenbibliothek):

Eine solche Abbildung der Ordnerstruktur in SharePoint ermöglicht uns unbegrenzte Sortierungsmöglichkeiten. Wir können jetzt schnell und bequem, zum Beispiel alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 abrufen. Dafür reicht es, in der Spalte Year den Wert 2011 und in Spalte Kind den Wert Out (für Ausgangsrechnungen) auszuwählen. Erledigt! So macht das Arbeiten mit Dokumenten Spaß! Nutzen Sie die Features von SharePoint-Dokumentenbibliotheken und vergessen Sie endgültig veraltete Ordnerstrukturen!

Jahr 2012 aus Sicht der VIALUTIONS GmbH und Microsoft SharePoint 2010

Wir wünschen allen unseren Kunden, Partner und Leser dieser Blog
alles gute im Jahr 2012!

Heute möchten wir Ihnen ein kurzes Überblick von Neuigkeiten aus unserer Firma geben:

1. SharePoint Comunnity Awards. Unsere SCAA Lösung (Cloud Archive für Microsoft SharePoint, die wir auch hier im August 2011 beschrieben haben) gehört zu den Finalisten der SharePoint Community Awards in der Kategorie „Most Innovative SharePoint Cloud Solution“. Es wurde erneuert bestätigt, dass unsere Produkt zu besten und innovativsten Lösungen für Cloud & SharePoint gehört. Es ist nur Schade, dass wir in Deutschland immer noch mit geringen Akzeptanz für Cloud zu tun haben. Das wird sich mit der Zeit ändern – und wir sind technologisch bereits vorbereitet! Falls Sie uns in diesem Wettbewerb unterstützen wollen, dann Stimmen Sie jetzt für unsere Cloud Archive Lösung ab!
2. Neue Vertriebspartner in Deutschland. Am Ende des Jahres 2010 haben wir einen sehr kompetenten Partner in SharePoint Umfeld gewonnen. Unser neuer Partner aus Lübeck (Mediatec GmbH) wird uns bei Verkauf von Produkten als auch bei Projekten in Norddeutschland unterstützen.
3. Neue Vertriebspartner in Polen. Unsere Tochtergesellschaft VIALYSIS Polska hat ebenso neue Partner in polnischen Krakow gewonnen. Firma S4B wird uns bei Vertrieb von SharePoint Add-ons und WebParts für Microsoft SharePoint 2010 unterstützen.
4. Neue Vertriebspartner in Italien. Auch in Turin (gprogetti) haben unsere SharePoint Add-ons und WebParts sehr gute Eindruck gemacht. Wir haben bereits Ressellervertrag unterschreiben - Verkauf wird in kürze beginnen. Wir freuen uns auf die bella Italia!

Wir prognostizieren in diesem Jahr steigende Nachfrage an Microsoft SharePoint 2010. Mit steigende Nachfrage meinen wir hier nicht nur Projekte wie Einführung, Optimierung oder Migration der SharePoint Plattform, sondern vor allem steigende Nachfrage an SharePoint WebParts, SharePoint Add-ons und SharePoint Lösungen. Warum denken wir, dass die oben genannte Produktgruppen sehr häufig nachgefragt werden? Hier unsere Antworten:

• Microsoft SharePoint 2010 ist bereits in sehr vielen Unternehmen und Organisationen als zentrale Integrationsplattform im Einsatz. Jedoch SharePoint out-of-the-box ist nicht ausreichend um die Bedürfnisse der „normalen“ Unternehmen abzudecken. Daher werden gewisse (3-Anbieter) Add-ons, WebParts und Lösungen notwendig.
• Viele SharePoint Benutzer vermissen Effizienz bei der Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Dokumentenbibliothek (mittels unsere Add-ons wie vCONVERT, vZIP oder vSEND kann diese Effizienz erheblich verbessert werden).
• Unternehmen suchen auch einfache CRM Lösungen für SharePoint 2010 (siehe vCONTACT).

Im Januar 2013 werden wir Ihnen berichten, ob sich unsere Prognosen bestätigt haben! Falls Sie andere Meinung zu unsere Prognose bzgl. Microsoft SharePoint 2010 haben, dann teilen Sie uns bitte diese mit! (Kommentarfunktion unter diesem Artikel)

SharePoint und Azure – Gehören meine Daten mir?

Die Erfahrungen, die wir in vielen SharePoint-Projekten machen zeigen, dass Fragen nach der Datenbasis des SharePoint in den meisten Fällen dann auftauchen, wenn es um die Fähigkeiten der längerfristigen Ablage dieser Daten geht. Ein Beispiel für solch eine Frage lautet: Kann ich die Dokumente bedenkenlos 5 Jahre im SharePoint aufbewahren? Die Antwort auf solch eine Frage muss immer ein „Aber-Satz“ sein. Selbstverständlich können Sie, ein entsprechendes Betriebskonzept vorausgesetzt, Ihre Daten 5 Jahre lang in der Inhaltsdatenbank des SharePoint aufbewahren, aber die einzige (von Microsoft unterstützte) Möglichkeit wieder an die Daten zu kommen, ist der Aufruf entweder der SharePoint Server API, der SOAP oder der SharePoint REST Schnittstelle. D.h. jede weitere Anwendung, die Daten aus den Inhaltsdatenbanken des SharePoint benötigt, muss zwingend durch die Applikationsschicht des SharePoint hindurch darauf zugreifen. Vergessen Sie direkte SQL-Abfragen à la „SELECT * FROM“, denn die werden, wie gesagt, von Microsoft nicht unterstützt. Auch das Datenschema in welchem SharePoint seine Daten verwaltet, ist Verschlusssache und kann jederzeit geändert werden. Tja, jetzt haben wir den Salat. Die Daten befinden sich zwar innerhalb des Netzwerkes, aber irgendwie hat man trotzdem keine Kontrolle darüber und jede andere Anwendung, die an die Daten möchte, muss erst einmal SharePoint sprechen.

Das ist natürlich nur die erste Dimension des Problems. Weiter könnte man fragen: Wie sollte man eigentlich mit externen Zugriffen umgehen? Soll ich meinen Partnern und Kunden Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk und Zugriff auf SharePoint gewähren? Oder erstelle ich jetzt wieder eine Applikation, die sich um den Export aus dem SharePoint kümmert, um das Ganze dann möglicherweise in eine Dritt-Anwendung zu importieren?

Für uns hat sich folgende Antwort auf die beiden skizzierten (bewusst überzeichneten) Szenarien bewährt. Zum einem ist unser Ziel, dass die Daten in einem für alle zugänglichen Format vorliegen, das unabhängig vom Datenbank-Schema des SharePoint ist. Um dieses Ziel zu erreichen, nutzen wir die SQL Remote BLOB Storage (RBS) Schnittstelle, um die binären Daten an eine für uns sinnvolle Stelle zu schreiben. Zum anderen erhalten alle BLOBs ihre zugehörigen Metadaten im XML-Format beigelegt, so dass am Ende der Informationsgehalt meiner Daten unverändert bleibt. Das Schöne an RBS ist, dass der SharePoint davon nichts mitbekommt und die Daten nun über zwei Wege erreichbar sind: SharePoint + Datenablage.

Konsequent zu Ende gedacht macht das Ganze nur dann wirklich Sinn, wenn so auch Externen die Möglichkeit gegeben wird, ohne Hürden auf die Daten zuzugreifen und ohne einen direkten Zugriff in das Unternehmensnetzwerk zu benötigen. Unsere Antwort darauf ist Azure. Vermutlich gibt es kein Unternehmen, das einem derartig permanenten Sicherheitsstresstest unterliegt, wie es bei Microsoft der Fall ist. Ständig versuchen Menschen mit schlechten Absichten, Sicherheitslücken in den Betriebssystemen und Anwendungen von Microsoft ausfindig zu machen. Und genau aus diesem Grund kann Microsoft sich keine Sekunde zurücklehnen, während es seine Produkte und Dienstleitungen sicherer macht.

Mit der Kombination aus SharePoint und Azure erreicht man zum einen die Unabhängigkeit des Datenformats und zum anderen einen kontrollierten einfachen Zugangs für externe und Partner.

Sehen Sie auch:
1) Dokumentenspeicherung in der Windows Azure Cloud
2) SharePoint Cloud Archive
3) Microsoft übernimmt Führung beim Datenschutz

PDF-Icon im SharePoint 2010

In der Standardinstallation eines SharePoint 2010 Systems sind PDF-Dokumente nicht ohne weiteres zu erkennen, da ein entsprechendes Icon fehlt. Wer seiner SharePoint-Umgebung diesen Komfort gern hinzufügen möchte, sollte gleich unsere Anleitung dazu lesen.

Hinzufügen eines PDF-Icons für die Darstellung von PDF-Dokumenten in SP 2010

Zunächst wird eine GIF-Datei des PDF-Icons in max. 16x16 Pixelgröße benötigt. Adobe bietet schon das gewünschte Icon zum Downloaden an: (Achtung! es wird in 32x32 angeboten) http://www.adobe.com/images/pdficon.gif

1. Kopieren Sie die GIF-Datei, die Sie für das Symbol verwenden möchten, in den folgenden Ordner auf dem Server, wo eine Version des SharePoints installiert ist:
Laufwerk:
C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\IMAGES

2. Stoppen Sie den Microsoft-Internetinformationsdienste (IIS) mit dem PowerShell-Befehl:
IISreset /stop.

3. Bearbeiten Sie die Datei "Docicon.xml" so, dass die Dateinamenerweiterung ".pdf" darin enthalten ist.
Schritte:

• Starten Sie den Editor und öffnen dann die Datei "Docicon.xml". Die Datei "Docicon.xml" befindet sich in einem der folgenden Ordner auf dem Server:
  Laufwerk:
  C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Web Server Extensions\14\TEMPLATE\XML
  
  
• Fügen Sie einen Eintrag für die Dateinamenerweiterung ".pdf" in den Abschnitt <ByExtension> der Datei "Docicon.xml" ein. Fügen Sie hierzu die folgende Zeile hinzu, wobei „NameDerSymbolDatei“ für den Namen der GIF-Datei steht:
  <Mapping Key="pdf" Value="NameDerSymbolDatei.gif"/>
  Lautet der Name der GIF-Datei zum Beispiel "MyPicture.gif", fügen Sie die folgende Zeile hinzu:
  <Mapping Key="pdf" Value="MyPicture.gif"/>
  
  
• Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern und beenden Sie den Editor.

4. Starten Sie die IIS mit folgendem Commandlet neu:
IISreset/start

5. Testen Sie!

Wenn Sie Dokumente auch in SharePoint-Bibliothek konvertieren möchten, dann lesen Sie den Artikel: vCONVERT für SharePoint Dokumenten-Bibliothek

SharePoint Lösung gesucht?

Sie haben bereits Microsoft SharePoint im Einsatz und suchen nach Lösungen, die Ihre tägliche Arbeit mit SharePoint effizienter macht? Dann sind Sie bei uns genau richtig und Ihre Suche hat ein Ende!

Wir haben Ihnen bereits unsere einfachen Lösungen in Form von WebParts und Add-ons aus dem Hause VIALUTIONS vorgestellt. Und zwar waren das:

• vSCAN - Scanlösung für Microsoft SharePoint 2010 (WebPart)
• vTAB - Reiterlösung für SharePoint-Seiten (WebPart)
• vCONVERT - Konvertierungslösung für SharePoint Dokumenten-Bibliotheken (Add-on)
• vZIP - Komprimierungslösung ebenfalls für SharePoint Dokumenten-Bibliotheken (Add-on)

Heute möchten wir Ihnen eine etwas komplexere Lösung vorstellen. Diese Lösung ermöglicht Ihnen, Ihre Kontakte leicht und effizient in Microsoft SharePoint 2010 zu verwalten. Das Produkt heißt vCONTACT. Mittels vCONTACT können Sie u.a:

• Firmendaten speichern
• (mehrere) Ansprechpartner zu Unternehmen zuordnen und die Aktivitäten mit einzelnen Ansprechpartnern erfassen, damit auch andere Mitarbeiter sehen, wer zuletzt mit dem Ansprechpartner  in Verbindung war
• Relationen zwischen Firmen definieren (Tochterunternehmen, Standorte usw.)
• einzelne Kontaktdaten als vCARD in Microsoft Outlook importieren
• eine sehr effiziente Suchfunktion nutzen

Die Funktionsweise von vCONTACT ist in diesem Video zu sehen:

Wie immer präsentieren wir Ihnen die ersten Kundenmeinungen zu unserer Lösung:

• „Top! Endlich sind meine Visitenkarten in einem gutem System erfasst.“
• „Meine Vertriebsmitarbeiter haben jetzt den Überblick, wer und zum welchem Thema unsere Partner bzw. Kunden kontaktiert hat.“
• „vCONTACT ist eine sehr gute Alternative zu CRM-Software, wenn man bereits SharePoint im Einsatz hat“

Zurück von der SharePoint Europe – neue Ideen und Partner im Gepäck

Viele interessante Termine und Gespräche hatten wir letzte Woche auf der SharePoint Conference im Berliner Hotel Estrel. Zum einen sind wir optimistisch, in nächster Zeit unser Partnernetzwerk auch über die Grenzen Deutschlands zu verschieben. Dazu haben wir interessante Gespräche mit polnischen, spanischen und südafrikanischen SharePoint-Dienstleistern geführt. Zum anderen haben wir auf der Konferenz ein neues Tool eines südafrikanischen SharePoint-Lösungsanbieters kennengelernt, welches wir von zukünftig in unser Portfolio aufnehmen werden. Das Tool hat uns durch seine Einfachheit im Prozess der einheitlichen Dokumenten-Erstellung aus SharePoint heraus überzeugt. Außerdem sehen wir auch viel Potenzial, dieses Produkt in unsere Lösungen zu integrieren. Durch Qorus, den Lösungsanbieter und zukünftigen Partner aus Südafrika (www.qorusdocs.com), haben wir ein starkes Tool, das auch schon bei großen Firmen im Einsatz ist – quer durch alle Branchen. Als Ziel haben wir uns gesetzt, diese Partnerschaft bis Ende des Jahres zu etablieren und 2012 dann voll in den Vertrieb zu gehen. Als echter Anziehungspunkt auf der Konferenz haben sich vSIGN und vPMP erwiesen. Aus diesem Interesse an unseren Lösungen nehmen wir mit, dass wir in Zukunft verstärkt komplette Lösungen auf SharePoint-Basis anbieten werden. Hier haben wir auch schon einiges an Ideen und auch schon zukünftige Lösungen vorkonzeptioniert. Generelle Lösungen wie vSIGN oder vFHUB werden wir verstärkt in unsere Lösungen integrieren, so dass man zukünftig ganze Komplett-Pakete erwerben kann, einzeln wird es unsere Lösungen aber auch weiterhin geben.

Das Thema Cloud scheint weiterhin interessant für die SharePoint-Gemeinde zu sein, jedoch kann wohl so recht niemand das Thema konkret greifen. Hier müssen dringend Lösungen her, so fanden einige Besucher unseren SCAA (Connector für die AZURE Cloud) sehr interessant. Aus den Gesprächen mit potenziellen Kunden und Partnern haben wir jede Menge Hinweise und Anregungen mitnehmen können, um unser Produkt zu verbessern und mindestens eine Produktvariante zu entwickeln. Hier sind wir gerade in den ersten Überlegungen und diskutieren erste Konzeptvarianten. Es wird spannend, da wir uns selbst das Ziel gesteckt haben, Anfang nächsten Jahres etwas präsentieren zu können!

European SharePoint Conference

Die European SharePoint Conference (ESPC) in Berlin wirft ihre Schatten voraus und so steht wir alle etwas auf dem Kopf, da natürlich viele Dinge vorzubereiten sind aber unsere laufenden Kundenprojekte nicht leiden dürfen. Aus diesem Grund sind wir besonders stolz darauf, dass wir zur ESPC doch einige Neuigkeiten präsentieren:

• vSIGN
• vMAP
• vFHUB
• vCONTRACT
• vSEND2 (Silverlight 5)
• vSCAN 2 (Silverlight 5, neue Funktionalitäten)

Natürlich haben wir alle Produkte und Lösungen dabei, damit sich interessierte Besucher ein möglichst komplettes Bild von unserem Leistungsportfolio machen kann. Im Vorfeld der ESPC haben wir jetzt auch schon einige Termine mit SharePoint Produkt-/Dienstleistungsfirmen aus dem Ausland die daran interessiert sind unsere Lösungen und Produkte in Ihrem jeweiligen Land zu vertreiben. Dies macht uns besonders Stolz und ist auch eine Bestätigung das wir mit unseren Dingen die wir tun auf dem richtigen Weg sind.
Zusätzlich werden wir noch ein kleines Gewinnspiel auf der ESPC veranstalten, hier werden wir unter allen Interessenten drei SCAA Konnektoren verlosen. SCAA kann sehr gut als externer Content Store in der AZURE Cloud verwandt werden ohne das der Firmen interne SharePoint im Internet Verfügbar sein muss. Dieses Szenario wird verstärkt in letzter Zeit nachgefragt und zeigt uns das wir auch mit unseren AZURE Cloud Themen wohl den Nerv der Zeit treffen.

So bleibt mir nur zu sagen das wir uns schon riesig freuen auf die european SharePoint conference in Berlin und gespannt sind auf viele spannende Gespräche mit Kunden und Partnern!

vZIP für SharePoint-Dokumenten-Bibliothek

Heute möchten wir Ihnen unsere nächste Erweiterung für Dokumenten-Bibliotheken in SharePoint 2010 präsentieren. vZIP macht es möglich, die Dateien in einer SharePoint-Dokumenten-Bibliothek zu zippen/unzippen. Sowohl Installation als auch Bedienung dieser Erweiterung sind sehr einfach und intuitiv, was im folgenden Video zu sehen ist:

und zuletzt paar Kundenbewertungen von vZIP-Erweiterung:
„Mit vZIP haben wir in unserer Firma das Problem mit Dateienkomprimierung in SharePoint behoben“.
„Endlich können wir in SharePoint zippen und unzippen!“
„vZIP hilft uns sehr und das zu einem günstigen Preis – unsere Mitarbeiter arbeiten jetzt viel effizienter“.

vZIP von VIALUTIONS

Dokumentenspeicherung in der Windows Azure Cloud

Die Vialutions GmbH, entwickelt mit SharePoint Cloud Archive for Azure (SCAA) ein neues Tool zur Verbindung des Microsoft SharePoints mit Windows Azure. Mittels Remote BLOB Storage (RBS) werden Speicherressourcen ge-schont. Die SCAA-Lösung fördert die unternehmensweite Zusammenarbeit bei gleichzeitig sinkenden Kosten.

Die Studie „2011 Top 10 IaaS Cloud Predictions For I&O Leaders“ von Forrester Research zeigt, dass durch das anhaltend große Interesse an Cloud-Techno-logien die Nachfrage an Virtualisierungsexperten steigt. Vialutions antwortet mit dem neu entwickelten Tool SharePoint Cloud Archive for Azure (SCAA) auf die Marktbedürfnisse im Bereich Cloud Computing.

Dokumente leicht, sicher und gesetzeskonform verwalten
Die Funktion von SCAA ermöglicht Organisationen, ihre SharePoint-Dokumente (einschließlich aller Metadaten) automatisch – als unveränderbare Original-version und in verschlüsselter Form – in die Azure Cloud zu verschieben. Neue Inhalte oder Änderungen an vorhandenen Dokumenten werden innerhalb des SharePoints nach zuvor festgelegten Regeln erfasst sowie Archive automatisch aktualisiert. Dokumente sind mithilfe des SharePoint Records Centers unter-schiedlichen Aufbewahrungsrichtlinien zuweisbar. Diese können auf archivierte Inhalte angewendet werden. Ein Vorteil, vor allem unter Compliance-Gesichts-punkten. „Unternehmen sind heute mehr denn je an gesetzliche Regelungen, wie sichere Aufbewahrungsfristen bei elektronischen Dokumenten, gebunden. Mit den Funktionen von SCAA lassen sich diese gesetzeskonform einhalten, gerade in Bezug auf neue Cloud-Lösungen“, so Andreas Hepfner, Geschäfts-führer der Vialutions GmbH.

Die Bedienung von SCAA erlaubt es dem Anwender, dass er für seine tägliche Arbeit keine neue Benutzeroberfläche oder Kenntnisse über Compliance-Richtlinien lernen muss. Alle relevanten Compliance-Regeln werden im SharePoint Records Center festgelegt und gepflegt.

SCAA-Tool: einfache Lösung wider der Datenflut

Dank des Einsatzes von Remote-BLOB(Binary Large Objects)-Storage ist das Speichern unstrukturierter Dokumente, wie zum Beispiel verschlüsselter Infor-mationen, sowie großer Mengen binärer Daten (darunter Bilddateien oder Videos) in der Windows Azure Cloud einfach umzusetzen. Nicht mehr benötigte Daten werden unter zuvor festgelegten Aufbewahrungsrichtlinien aus der Cloud gelöscht. Für Andreas Hepfner ein entscheidender Punkt mit Blick auf die zu-nehmende Datenflut und damit zusammenhängende Speicherkapazitäten: „Aufgrund wachsender Datenmengen müssen organisationsinterne Speicher-lösungen immer schneller und effektiver an teils aufgeblähte Dokumenten-management-Strukturen und -Prozesse angepasst werden.“ Und Hepfner ergänzt: „Für eine unternehmensweite Zusammenarbeit können Organisationen mit der SCAA-Lösung ihre individuelle Microsoft-SharePoint-Infrastruktur konzipieren, Arbeitsabläufe verbessern und Kosten im laufenden Betrieb senken.

Jede Menge Infos, Kontakte und Gespräche - die WPC ist zu Ende gegangen

Die WPC ist nach vier Tagen zu Ende gegangen. Hier mein kurzes Fazit von diesen Tagen voller Informationen, neuer Ideen und motivierenden Ansprachen (Key Notes):
Klares Ziel von Microsoft ist es, auf jedem Gerät eine Lösung bzw. eine Integration in das Microsoft Öko-System anzubieten und da meint Microsoft wirklich alle nur erdenklichen Geräte, wie z. B. Desktop PCs, Laptops/SlatePCs, Windows Phone bis zur XBOX und diese Geräte über Cloud Services zu verbinden. Was hier auf der WPC an Live Demos gezeigt wurde, war sehr beeindruckend und hat mir bestätigt, dass wir in den letzten 12 Monaten bei VIALUTIONS die richtige Richtung eingeschlagen haben. Mit unseren Produkten für Cloud und Windows Phone 7 sind wir intuitiv schon einen Teil des richtigen Weges gegangen. Dies fand auch bei Microsoft in den USA Anklang. Zum einen haben wir ja einen Award für unsere SlatePC-Anwendung erhalten (übrigens konnten wir uns da gegen 50 Teilnehmer durchsetzen) zum anderen fand Microsoft aber auch unsere Aktivitäten im Cloud-Bereich sehr interessant. Vor diesem Hintergrund haben wir mit deutschen aber auch Vertretern der Microsoft Corporation sehr interessante Gespräche geführt, in welche Richtung unser SharePoint Cloud Archive for AZURE (SCAA) noch weiter entwickelt werden sollte.
Aus den gewonnen Eindrücken haben wir also zum einen eine Bestätigung unseres eingeschlagenen Weges erfahren aber zum anderen nehmen wir jede Menge Aufgaben mit, in welchen Bereichen wir unsere Kompetenzen ausbauen müssen. Ein zentrales Thema wird die Cloud werden, aber auch mit neue Themen, wie Lync werden wir uns in naher Zukunft intensiver beschäftigen müssen, da hier ein wahres Funktionsfeuerwerk auf uns zukommt in den nächsten 12 Monaten. Auch das Thema SQL-Server, Bing und Windows Phone 7 werden wir genau beobachten. Alles in allem waren diese vier Tage sehr beeindruckend mit dem, was Microsoft vor hat und was auch schon funktioniert und uns gezeigt wurde. Dies soll auch in der nächsten Zeit Partnern und Kunden zur Verfügung stehen.
Von daher freue ich mich auf spannende 12 Monate bis zur nächsten WPC in Toronto!
Viele Grüße aus L.A., Andreas Hepfner