Dienstag, 28. Februar 2012

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren

Im ersten Artikel der Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Dokumentenbibliotheken in Microsoft SharePoint 2010 effizient nutzen können. Im nächsten Teil werden wir Ihnen nützliche Tools vorstellen, mit denen Sie Ihre SharePoint Dokumentenbibliothek mit sinnvollen DMS-Funktionalitäten aufwerten können.

Dokumentenbibliotheken in SharePoint sind ein sehr mächtiges Tool, das Ihnen das tägliche Arbeiten mit Dokumenten erheblich erleichtern kann. Wir möchten Ihnen die Verwendung von sogenannten Meta-Eigenschaften der SharePoint Dokumenten-Bibliothek erläutern. In unserem Beispiel betrachten wir eine kleine Firma, die auf dem europäischen Markt aktiv ist. Die Firma verkauft Produkte in Deutschland und Polen. Sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen sind im File-System in einer Ordnerstruktur gespeichert (siehe Abbildung).

Um unser Beispiel klein und übersichtlich zu halten, haben wir nur Rechnungen aus den Jahren 2011 und 2012 berücksichtigt, jeweils in zwei Sprachen, je nach Herkunft der Rechnungsempfänger/-aussteller (DE & PL). Diese Ordnerstruktur ist auf einen Blick nachvollziehbar, logisch und ermöglicht uns ein relativ schnelles Auffinden von Rechnungen in der Form:

Rechnung Ausgang/Rechnung Eingang ->Sprache->Jahr

Was passiert aber, wenn wir alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 ansehen möchten? In diesem Fall müssen wir einen neuen Ordner erstellen, zum Beispiel 2011_gesamt und dorthin ausgewählte Inhalte des Ordners kopieren: Ausgang\DE\2011 und Ausgang\PL\2011. Somit erzeugen wir auch noch eigentlich unnötige Kopien von Rechnungen und vergeuden unnötig Speicherplatz... Jede nicht „standardisierte“ Abfrage, die genau der definierten Ordnerstruktur entspricht, verursacht einigen Aufwand, um das gewünschte Ergebnis darzustellen. Diese Methode zur Aufbewahrung von Dokumenten ist also sehr unpraktisch und man verliert auch leicht den Überblick über seine Dokumente.

Was wäre denn, wenn wir die gleiche „Ordnerstruktur“ mittels einer Microsoft SharePoint-Dokumentenbibliothek abbilden können? Wir erstellen einfach eine neue Dokumentenbibliothek (Name der Bibliothek Rechnungen) anstatt Ordner anzulegen. Die Ordner aus dem Filesystem übernehmen wir als Metaeigenschaften (Spalten der Dokumentenbibliothek):


Eine solche Abbildung der Ordnerstruktur in SharePoint ermöglicht uns unbegrenzte Sortierungsmöglichkeiten. Wir können jetzt schnell und bequem, zum Beispiel alle Ausgangsrechnungen aus dem Jahr 2011 abrufen. Dafür reicht es, in der Spalte Year den Wert 2011 und in Spalte Kind den Wert Out (für Ausgangsrechnungen) auszuwählen. Erledigt! So macht das Arbeiten mit Dokumenten Spaß! Nutzen Sie die Features von SharePoint-Dokumentenbibliotheken und vergessen Sie endgültig veraltete Ordnerstrukturen!