Freitag, 30. März 2012

Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 2: Dokumentenbibliothek um DMS-Funktionalitäten erweitern

Im zweiten und letzten Artikel unserer kleinen Serie „SharePoint-Dokumentenbibliotheken optimieren“, zeigen wir Ihnen, wie Sie mittels einfacher SharePoint Add-ons Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um wertvolle DMS-Funktionalitäten erweitern können. Dank dieser Add-ons können Sie auch deutlich schneller in der vertrauten SharePoint-Umgebung mit Dokumenten arbeiten.

SharePoint „out-of-the-box“ bietet Ihnen Dokumentenbibliotheken als sehr mächtiges Tool, um Ihre Dokumente zu verwalten. Dank SharePoint-Dokumentenbibliotheken können Sie endgültig auf Ihre Ordnerhierarchie verzichten (mehr dazu siehe –‚Täglich arbeiten mit SharePoint – Teil 1: Dokumentenbibliotheken optimieren‘). SharePoint-Dokumentbibliothek als „Stand-alone“ bietet Ihnen aber keine Möglichkeit, die Dokumente direkt in SharePoint zu
  • konvertieren,
  • komprimieren,
  • dekomprimieren,
  • versenden (außerhalb Ihres Intranets).
Konvertierung, Komprimierung und Dekomprimierung von Dokumenten sind Standardfunktionalitäten heutiger DMS-Systeme. Mit unserer Produktgruppe SharePoint-Add-ons, können wir Ihre SharePoint-Dokumentenbibliothek um diese DMS-Standardfunktionalitäten problemlos erweitern. Dazu sind keine aufwendigen Programmierungs- oder Konfigurationsarbeiten nötig. Es reicht, wenn Sie einfach eine „setup.exe“ auf dem SharePoint-Server ausführen und schon nach ca. 5 Minuten können Sie DMS-Funktionalitäten in Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek erleben. Wir möchten Ihnen unsere 3 SharePoint-Add-ons (DMS-Bundle für SharePoint) etwas näher bringen!

vCONVERT ermöglicht Ihnen die Konvertierung von Dokumenten direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek. Derzeit bietet unser Tool ca. 30 Konvertierungsmöglichkeiten. Nachdem Sie Ihre SharePoint-Dokumentbibliothek um vCONVERT erweitert haben, können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks (um ein Dokument zu konvertieren) um 50% reduzieren. Ohne vCONVERT brauchen Sie mindestens 4 Klicks, um ein Dokument zu konvertieren:


1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-2 Klicks)
2) Das Dokument mittels externer Software konvertieren (2-5 Klicks)
3) Das konvertierte Dokument lokal bzw. direkt in SharePoint speichern (1-3 Klicks)

Mit vCONVERT müssen Sie nur das gewünschte Dokument markieren und konvertieren (per Drop-Down Menu oder Ribbon Menu 1-2 Klicks)

vZIP bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek zu komprimieren (zip) und dekomprimieren (unzip). Dank vZIP können Sie die Anzahl der notwendigen Klicks sogar um 60% reduzieren. Standardmäßig müssen Sie mindestens 5 mal klicken, um Dokumente aus der SharePoint-Dokumentbibliothek zu komprimieren:



1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) lokal neue Ordner für die Dokumente anlegen (1-2 Klicks)
3) Dokumente in angelegte Ordner verschieben (1-2 Klicks)
4) Ordner komprimieren (2 Klicks)
5) komprimierte Ordner in SharePoint-Dokumentbibliothek hochladen (1-2 Klicks)

Mit vZIP können Sie die Dokumente in SharePoint-Dokumentbibliothek auswählen (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente) und diese mit 1 Klick komprimieren. Das Dekomprimieren ist noch einfacher: Sie können komprimierte Ordner mittels Drop-Down Menu oder Ribbon Menu entpacken. Beim Entpacken werden die Formate zip, rar und 7zip unterstützt.

Sowohl vZIP als auch vCONVERT können Sie vollständig automatisieren und in Workflows integrieren. Die beiden Add-ons sind als „Custom Actions“ in SharePoint Designer einsetzbar. Das ermöglicht Ihnen zum Beispiel die automatische Konvertierung von neuen DOC-Dateien nach PDF oder die automatische Komprimierung und Archivierung von Dateien. Damit entlasten Sie gleich noch Ihren SharePoint-Speicher.


vSEND bietet zwar keine DMS-Funktionalität, ist aber sehr praktisch, wenn Sie Dokumente direkt aus SharePoint an externe Partner oder Kunden (die keinen Zugang zu Ihrer SharePoint-Dokumentenbibliothek haben) versenden möchten. Auch hier können Sie die Klickanzahl um mindestens 50% reduzieren. Ohne vSEND müssen Sie folgende Schritte durchführen:




1) Dokument in SharePoint-Dokumentbibliothek markieren & downloaden (1-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)
2) Outlook öffnen – 1 Klick
3) neue eMail öffnen und Anhang anfügen (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

Mit vSEND markieren Sie einfach die gewünschten Dokumente direkt in der SharePoint-Dokumentenbibliothek und versenden sie mittels Button in Ribbon Menü (2-n Klicks – je nach Anzahl der Dokumente)

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